Kā izvēlēties autoservisa programmu: 5 testi

Programmu savam servisam vari pārbaudīt vienā vakarā: ar trim savas pagājušās nedēļas darbiem un pieciem testiem zemāk. Pēc tam zināsi, kura programma iztur tavu dienu un ko pajautāt, pirms tajā ieliec gadiem krātos klientus un rēķinus.

Ar ko sākt, pirms skaties programmas?

Neskaties funkciju sarakstus. Paņem no burtnīcas vai Excel faila trīs pagājušās nedēļas darbus:

• vienkāršu darbu, piemēram, eļļas maiņu privātpersonai;
• darbu, kurā detaļa bija jāpasūta un auto stāvēja ilgāk;
• darbu, par kuru rēķins jāizraksta uzņēmumam ar rekvizītiem.

Tie paši trīs darbi iet cauri katrai programmai, ko izmēģini. Tā tu salīdzini vienu un to pašu, nevis to, ko rāda reklāma.

1. tests: vai darbs iziet cauri no pieņemšanas līdz rēķinam?

Ieved katru no trim darbiem no sākuma līdz galam: auto pieņemšana, darbs mehāniķim, rēķins, auto atdošana. Skaiti, cik reizes raksti vienu un to pašu: numuru, klienta vārdu, telefonu.

Piemērs ar skaitļiem. Nedēļā serviss pieņem 15 auto. Ja numuru, vārdu un telefonu raksti tāmē, pieņemšanas aktā un rēķinā, tie ir 3 lauki x 3 papīri x 15 auto = 135 ieraksti nedēļā. Ja programma tos ņem no viena darba, paliek 3 x 15 = 45. Starpība ir 90 ierakstu nedēļā, un katrs ir vieta kļūdai numurā vai telefonā.

AutoCRM katram solim ir savs papīrs: Darbu tāme, Pieņemšanas akts, Darba karte mehāniķim (kas jādara, bez cenām), Darba rēķins un Nodošanas akts. Visi ņem datus no kartiņas, tāpēc neko nav jāraksta divreiz. Katru papīru ieslēdz, ja to lieto.

2. tests: vai rēķins izskatās tā, kā tu to izraksti šodien?

Paņem savu pēdējo rēķinu un mēģini programmā izdabūt tādu pašu. Pārbaudi:

• vai detaļa un darbs var būt atsevišķi katrā rindā;
• vai paliek tava numerācija;
• vai var likt savu PVN likmi, arī 0%;
• vai rēķinu var izrakstīt gan privātpersonai, gan uzņēmumam ar reģistrācijas numuru.

Kam rēķinā jābūt pēc PVN likuma, ir rakstā Kas jānorāda rēķinā. Programma drukā to, ko tu ieraksti: par rekvizītiem atbild serviss.

AutoCRM aicinājums ir vienkāršs: parādi savu rēķinu, tādu, kādu izraksti šodien. Gandrīz droši tas jau ir sistēmā: detaļa un darbs atsevišķi vai daudzums reizināts ar cenu, ar atlaidēm vai bez, ar tavu PVN likmi, tavu numerāciju un tavu logotipu. Paraugi ir lapā Rēķini autoservisam.

3. tests: vai pēc gada atradīsi, ko darīji šim auto?

Klients zvana: "Ko jūs pagājušoreiz mainījāt?" Burtnīcā tā ir meklēšana pa lapām. Testā ieved vienu auto ar divām vizītēm un skaties, cik klikšķu vajag līdz atbildei, kamēr klients gaida telefonā.

Pārbaudi arī, vai vēsture ir pie auto, ne tikai pie klienta. Auto pārdod, un nākamais īpašnieks atbrauc pie tevis ar to pašu auto.

AutoCRM katram klientam un katram auto ir pilna vizīšu vēsture, vienu klikšķi no saraksta, un auto vēsturē redzamas arī vizītes ar iepriekšējo īpašnieku. Kā tas izskatās, rāda lapa Klientu un auto vēsture.

4. tests: kur paliks rēķini, kas jāglabā gadiem?

Rēķins, ko izraksti, grāmatvedībā ir attaisnojuma dokuments. Grāmatvedības likuma 28. pants nosaka grāmatvedības dokumentu minimālo glabāšanas laiku. Tā 5. punkts par pārējiem attaisnojuma dokumentiem saka, ka tie glabājami:

"... līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu šā likuma 6. panta otrās daļas prasības par saimnieciskā darījuma norises izsekojamību, bet ne īsāks par pieciem gadiem"

Grāmatvedības likums, 28. panta 5. punkts

Par dokumentiem elektroniskā formā tā paša likuma 27. panta pirmā daļa saka:

"Grāmatvedības dokumenti elektroniskā formā glabājami Latvijas Republikas vai citas Eiropas Savienības dalībvalsts teritorijā..."

Grāmatvedības likums, 27. panta pirmā daļa

Piemērs ar datumiem. Rēķins izrakstīts 2026. gada 13. novembrī. Pieci gadi, pat skaitot no rēķina dienas, ir līdz 2031. gada novembrim. Ja programmu nomaini 2028. gadā, šim rēķinam vēl vismaz trīs gadus jābūt atrodamam un lasāmam ārpus vecās programmas. No kura brīža termiņu skaitīt tieši tavā gadījumā, 28. panta tekstā nav teikts: to pajautā savam grāmatvedim.

Tāpēc programmai pajautā divas lietas:

• vai saglabājas tieši tas rēķins, ko klients saņēma, nevis tikai rindas, no kurām to var uzzīmēt vēlreiz;
• kurā valstī atrodas serveris.

AutoCRM katrs izdrukātais rēķins un tāme saglabājas, un perioda dokumentus grāmatvedei lejupielādē vienā ZIP. Serveris atrodas Hetzner datu centrā Somijā, Eiropas Savienībā.

5. tests: vai vari aiziet ar visiem saviem datiem?

Programmu izvēlas uz gadiem. Tomēr pirms tajā ieved klientus, noskaidro, kā no tās tiek ārā.

ES Datu akts (Regula (ES) 2023/2854) VI nodaļā regulē pāreju starp datu apstrādes pakalpojumiem. Eiropas Komisijas skaidrojumā tie ir arī mākonī strādājošas programmas (Software as a Service). Komisija raksta, ka no 2027. gada 12. janvāra Datu akts pilnībā atceļ maksu par pāreju, arī maksu par datu izvešanu. Līdz tam pakalpojuma sniedzējs vēl drīkst prasīt ar pāreju un datu izvešanu saistītās izmaksas. Skaidrojums ir Eiropas Komisijas lapā par Datu aktu.

Piemērs ar datumiem. Ja pie citas programmas pārej 2026. gada decembrī, pakalpojuma sniedzējs vēl drīkst prasīt ar pāreju saistītās izmaksas. Ja pārej pēc 2027. gada 12. janvāra, Komisijas skaidrojumā maksas par pāreju vairs nav.

Maksa nav vienīgais jautājums. Pirms ievadi pirmo klientu, pārbaudi:

• vai datus lejupielādē pats ar pogu vai jāraksta pieprasījums;
• kādā formātā tie nāk un vai cita sistēma tos var nolasīt;
• vai līdzi nāk augšupielādētie faili un izrakstīto rēķinu PDF;
• vai kontu vari izdzēst pats.

AutoCRM viena poga jebkurā brīdī lejupielādē visu atvērtā formātā, bez pieprasījuma un bez uzteikuma laika: klientus ar auto, darbus, augšupielādētos failus un izrakstītos rēķinus un tāmes ar PDF, ko klients saņēma. Kontu izdzēs turpat iestatījumos.

Kā salīdzināt programmas vienā lapā?

Uzraksti uz lapas piecas rindas un katrai programmai atzīmē "jā" vai "nē":

1. Trīs darbi iziet cauri bez dubultas rakstīšanas.
2. Rēķins izskatās kā tavs.
3. Auto vēsture atrodama, kamēr klients gaida telefonā.
4. Izrakstītie rēķini saglabājas tādi, kādus klients saņēma, un tu zini, kur atrodas serveris.
5. Datus vari aiznest pats, kopā ar failiem.

Vēl divi jautājumi: vai programma strādā telefonā, jo darbnīcā dators ne vienmēr ir blakus, un vai cena mainās, kad serviss aug. AutoCRM strādā pārlūkā datorā un telefonā, neko nav jāinstalē, un klientu, auto un darbu skaits nav ierobežots. Beta versijā bez maksas.

Avoti

1. Grāmatvedības likums (27. panta pirmā daļa, 28. pants), lasīts 13.11.2026
2. European Commission: Data Act explained (VI nodaļa, pāreja starp datu apstrādes pakalpojumiem), lasīts 13.11.2026