Rēķinu glabāšanas termiņš autoservisā: piemērs

Pēc šī raksta zināsi, kuri servisa papīri jāglabā vismaz piecus gadus un kuri desmit, no kuras dienas PVN likums skaita rēķina piecus gadus un cik mapju tas iznāk servisam ar četriem pacēlājiem. Pie katra skaitļa ir panta numurs. Tā vari pārbaudīt pats vai parādīt grāmatvedim.

Cik ilgi jāglabā rēķini?

Glabāšanas laiku nosaka Grāmatvedības likuma 28. pants. Rēķins, ko izraksti klientam, un rēķins, ko saņem no detaļu veikala, grāmatvedībā ir attaisnojuma dokumenti. Par tiem 28. panta 5. punkts saka:

"pārējiem attaisnojuma dokumentiem ... līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu šā likuma 6. panta otrās daļas prasības par saimnieciskā darījuma norises izsekojamību, bet ne īsāks par pieciem gadiem"

Grāmatvedības likums, 28. panta 5. punkts

Šajā teikumā ir divas lietas, ko viegli palaist garām:

• pieci gadi ir apakšējā robeža, nevis datums, kad mape obligāti jāizmet;
• ja darījums vēl nav beidzies, piemēram, par remontu vēl notiek strīds, likums runā par laiku, kamēr dokuments tam vajadzīgs.

Tas pats pants nosaka arī citus termiņus:

• grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem 10 gadi (2. punkts);
• algu dokumentiem, kas sagatavoti no 1999. gada, 10 gadi (4. punkts);
• gada pārskatiem līdz darbības beigām (1. punkts).

Reģistrus parasti glabā grāmatvedis. Servisā pie tevis paliek rēķini, čeki un detaļu pirkumu rēķini.

No kuras dienas skaita piecus gadus?

Ja esi PVN maksātājs, atbildi dod PVN likuma 133. pants:

"Nodokļa rēķinu glabāšanas laiks ir pieci gadi no rēķina izrakstīšanas dienas, ja šajā pantā nav noteikts citādi."

PVN likums, 133. panta ceturtā daļa

Grāmatvedības likuma 28. panta tekstā sākuma brīdis nav nosaukts. Ja neesi PVN maksātājs, pajautā grāmatvedim, no kura datuma jūs skaitāt piecus gadus. Ko pašā rēķinā raksta PVN maksātājs un ko pārējie, ir rakstā Kas jānorāda rēķinā.

Piemērs: līdz kuram gadam glabāt šī gada papīrus?

Ņemsim servisu, kas ir PVN maksātājs, un četrus papīrus no 2026. gada marta.

Tagad par apjomu. Serviss ar četriem pacēlājiem izraksta, teiksim, 12 rēķinus darba dienā:

1. 12 rēķini × 250 darba dienas = 3 000 rēķinu gadā.
2. 3 000 × 5 gadi = 15 000 rēķinu, kas glabājas vienlaikus.
3. Klāt nāk detaļu rēķini, teiksim, 6 dienā: 6 × 250 × 5 = 7 500.
4. Kopā 22 500 lapu. Biezā mapē ietilpst ap 500 lapām, tātad ap 45 mapēm.

Vecākā mape kļūst vieglāka tikai pēc pieciem gadiem, un arī tad pirms izmešanas pārliecinies, ka par to laiku nav atvērta strīda vai pārbaudes.

Kur rēķini jāglabā?

To nosaka Grāmatvedības likuma 27. panta pirmā daļa:

"Grāmatvedības dokumenti papīra formā glabājami Latvijas Republikas teritorijā. Grāmatvedības dokumenti elektroniskā formā glabājami Latvijas Republikas vai citas Eiropas Savienības dalībvalsts teritorijā ..."

Grāmatvedības likums, 27. panta pirmā daļa

PVN maksātājam ir vēl viena norma, PVN likuma 133. panta trešā daļa:

"Nodokļa maksātājam ir pienākums visus izrakstītos un saņemtos nodokļa rēķinus glabāt iekšzemē, izņemot gadījumus, kad nodokļa rēķinu glabāšana notiek elektroniski un ir nodrošināta pilnīga tiešsaistes piekļuve attiecīgajiem datiem."

PVN likums, 133. panta trešā daļa

Praksē tas nozīmē jautājumu, ko vērts uzdot pirms jebkuras programmas: kur glabājas tavi rēķini un vai tu tiem vari piekļūt jebkurā brīdī.

Vai Darba karte un pieņemšanas akts arī jāglabā?

28. pants tos ar vārdu nenosauc. Vai tava Darba karte vai pieņemšanas akts jūsu uzskaitē ir attaisnojuma dokuments, izlem kopā ar grāmatvedi.

Ir vēl viens skaitlis, kas servisam noder. Patērētāju tiesību aizsardzības likuma 13. panta otrā daļa saka:

"Pārdevējs vai pakalpojuma sniedzējs ir atbildīgs par jebkuru preces piegādes dienā esošu neatbilstību, kas atklājas divu gadu laikā no preces piegādes dienas."

Patērētāju tiesību aizsardzības likums, 13. panta otrā daļa

Ja klients pēc pusotra gada atnāk ar detaļu, kas sabojājusies, papīrs ar datumu, nobraukumu un detaļas numuru parāda, kas un kad tika ielikts. Kāpēc numurs rēķinā vispār vajadzīgs, ir rakstā Kas ir OE numurs.

Kas notiek ar rēķiniem, kad maini programmu?

Pieci gadi neapstājas, kad beidz lietot programmu, kurā rēķini izrakstīti. Tāpēc pirms aiziešanas paņem visus izrakstītos rēķinus kā failus, nevis tikai klientu sarakstu. Kā to pārbaudīt jau izvēles brīdī, ir rakstā Kā izvēlēties autoservisa programmu.

AutoCRM katrs izdrukātais rēķins un tāme saglabājas, un perioda dokumentus grāmatvedei lejupielādē vienā ZIP. Savus datus, arī izrakstītos rēķinus ar PDF, ko saņēma klients, īpašnieks var paņemt jebkurā laikā ar vienu pogu. Tā ir tava kopija: cik ilgi un kur to glabāt, nosaka augstāk minētie panti. Kādus rēķinus var izrakstīt ar AutoCRM, redzams lapā Rēķini autoservisam.

Ko pajautāt grāmatvedim?

Trīs jautājumi, ko vari uzdot jau rīt:

• No kura datuma mēs skaitām piecus gadus rēķiniem, ko izrakstām?
• Vai mūsu Darba karte un pieņemšanas akts ir attaisnojuma dokumenti, vai tikai servisa papīri?
• Kurā gadā drīkstam atvērt vecāko mapi, un vai par to laiku ir kas nepabeigts?

Atbildes pieraksti uz mapes muguriņas. Pēc pieciem gadiem neviens vairs neatcerēsies, kāpēc tā mape vēl stāv plauktā.

Avoti

1. Grāmatvedības likums (27. un 28. pants), lasīts 15.11.2026
2. Pievienotās vērtības nodokļa likums (133. pants), lasīts 15.11.2026
3. Patērētāju tiesību aizsardzības likums (13. pants), lasīts 15.11.2026
4. VID: Kāds ir datu uzglabāšanas laiks, ja grāmatvedības uzskaite tiek kārtota elektroniski, lasīts 15.11.2026